Automatisering innebär att en process som tidigare utförts manuellt istället utförs automatiskt av ett system eller en mjukvara, och därmed effektiviseras med hjälp av tekniska lösningar. Med dagens teknik kan många arbetsprocesser automatiseras, och den högre effektiviteten uppnås bland annat genom att minsken för fel minimeras.
En vanlig form av automatisering är processautomatisering då repetitiva och rutinmässiga uppgifter automatiseras bort. Det kan exempelvis handla om att automatiskt transportera data mellan olika system, sortera inkomna e-mail baserade på fördefinierade regler eller att automatisera hanteringen av köpordrar. Även systemintegration är en typ av automatisering.
Att automatisera delar av verksamheten leder till flertalet fördelar som både kort- och långsiktigt gynnar hela organisationen. Det starkaste argumentet är den ökade effektiviteten och produktiviteten som uppstår i och med att arbete som tidigare utförts manuellt nu blir gjort automatiskt. Automatiserade processer kan köras konstant då de inte är beroende av människan och i och med det minskar också felmarginalen och arbetskraftskostnaden. Personalen kan då istället lägga sin tid på mer värdeskapande uppgifter.
Minskad risk för fel
Enhetligt resultat
Fungerar dygnet runt
Tidsbesparingar
Bättre datahantering och analys
Skalbarhet
Du vet de där uppgifterna som måste göras men helt ärligt är rätt så tråkiga att sitta med? Det är exakt den typen av uppgifter som kan – och bör! – automatiseras, oavsett arbetsområde. En vanlig go-to för verksamheter är att effektivisera faktura- och orderhanteringen med hjälp av automatisering. Medarbetarna slipper då det manuella arbetet med att mata in inkommande dokument i olika system – och varenda siffra kommer garanterat bli rätt!
Sitter du eller någon på ditt företag och kör copy + paste mellan olika system eller Excelark stora delar av dagen är det också en process ni bör överväga att automatisera. Produktiviteten (och troligen även motivationen) går direkt upp och ni kommer snabbt märka hur mycket tid ni sparar.
Ni lägger mycket tid på manuella uppgifter där det lätt uppstår fel
En del uppgifter blir inte gjorda om viss personal saknas
Data kan se olika ut beroende på vem som har hanterat den
Ni vill skala verksamheten men har inte kapaciteten
Orderhantering
Kundservice
Resurshantering och planering
Kvalitetssäkring och kvalitetskontroll
Produkthantering
Ärendehantering
Rekrytering
Läs mer om vilka processer ni kan automatisera.
Automatisering genererar fördelar oavsett vad för typ av företag det handlar om, vilken bransch det verkar i eller om det är B2B eller B2C. En bransch där det ofta automatiseras är tillverkning, där företagen är snabba med att ställa om till automatiserade produktionslinjer. Däremot tar det ofta längre tid innan de ser över sina interna processer, exempelvis orderhanteringen – en viktig process, inte minst för företagets kunder. Andra branscher där automatisering kan leda till stora effektivitetsvinster är transport och logistik, finans och e-handelsföretag.
Många mindre företag frågar sig om det är värt att automatisera sina processer. Det kan vara det, men kan i vissa fall vara överflödigt. Överlag beror det på hur mycket tid ni faktiskt lägger på rutinmässiga uppgifter i dagsläget. Små företag har ofta färre kunder och en mindre mängd data vilket gör att man kanske inte lägger lika mycket tid på den typen av repetitiva uppgifter. Investeringen är lika stor oavsett så det kan då ta längre tid att se ROI. Självklart kommer ni ändå börja spara tid direkt, frågar är bara om det handlar om en eller 15 timmar i veckan? Å andra sidan är ett argument för automatisering i små verksamheter att man redan tidigt kan skapa förutsättningar för att i framtiden skala upp verksamheten.
Som alltid när det kommer till förändringar i verksamheten finns det en del utmaningar ni som företag kan ställas inför när ni ska automatisera delar av era processer. Vanliga utmaningar kan vara att få alla positivt inställda till förändringen och tvivel kring om man har nödvändig kompetens in-house. Det kan även vara svårt att hantera övergången från manuella till automatiserade processer och det är viktigt att se över andra processer och om de på något sätt måste anpassas i och med automatiseringen.
Tvivel kan även uppstå när det kommer till om automatiseringen är korrekt genomförd. Det är viktigt att mjukvaran utvecklas och sätts upp på rätt sätt och ni måste därför ha en mjukvaruleverantör ni litar på och som har både erfarenhet och teknisk kompetens.
När ni nu bestämt er (för det har ni väl?) för att automatisera en eller flera processer kan det verka svårt att ta det där första steget. Men fear not, vi ger er här lite tips på hur ni enklast kommer igång:
Satsa på lågt hängande frukter genom att välja en process ni redan kan allt om idag – det kommer göra det betydligt enklare att automatisera den.
Det är inte allt eller inget. Hela processen behöver inte automatiseras direkt. Ta det istället stegvis och bygg sedan på efterhand.
Identifiera de minst komplicerade arbetsuppgifterna och satsa på att automatisera dem först.
När ni väl är igång att automatisera finns det också en del saker att tänka på – allt för att göra er automationsresa så smidig som möjlig:
Inkludera nyckelpersoner och se till att alla går in med en positiv inställning till att ni ska automatisera.
Dokumentera er automationsresa så att ni kan ha nytta av det i framtida automationsprojekt.
Förändra inte allt. Det är viktigt att få med alla inblandade på tåget men tänk på att det tar olika lång tid för alla att vänja sig vid förändringar. Återigen, ta det stegvis och prioritera att skapa en positiv inställning bland nyckelpersonerna.
Ja men typ? Vi kanske inte kan automatisera den dagliga lämningen på förskolan och vi ger oss vanligtvis inte på att bygga fysiska robotar som ersätter mänsklig personal vid ett löpande band (dock är vi alltid öppna för utmaningar!). Men vi kan automatisera din brödrost eller mikrovågsugn och givetvis allt som har med era affärsprocesser att göra. Automatisk dataöverföring, mailutskick, dokumenthantering... you name it!
Det absolut första ni kommer tjäna in på är TID. Det går galet mycket snabbare att låta tekniken göra jobbet när det kommer till de rutinmässiga uppgifter er personal tidigare ägnat sig åt. De kan då lägga tiden på mer värdeskapande uppgifter. Dessutom minskar risken för fel avsevärt. Det är lätt hänt att man som vanlig dödlig skriver en siffra fel men en automatiserad process gör inte den typen av misstag.
Att automatisera era processer och arbetsflöden leder till en minskad risk för att fel inträffar. Dock är det viktigt att mjukvaran utvecklas och sätts upp på korrekt sätt för att inte riskera felhantering av data eller säkerhetsbrister. Det är därför en bra idé att använda sig av en mjukvaruleverantör som har erfarenhet av liknande projekt och som ni litar på. (Hm, låt oss tänka – Meta Bytes, kanske?)
Är processen ni planerar att automatisera otydlig eller på något sätt föränderlig är det inte den bästa idén att satsa på automatisering. Ni kommer då troligen behöva göra ständiga korrigeringar vilket kan leda till frustration bland era medarbetare. Dessutom kan det förekomma avbrott i processen om någonting förändras. Ni kan även tänka till två gånger gällande automatisering om ni har en låg volym kopplat till den tänkta processen eller om uppgifterna endast förekommer då och då. Vill ni automatisera, satsa då på de processer som tar upp mycket av er tid – det är där ni har mycket att hämta.
Det första ni borde göra är att kartlägga er affärsprocesser. Genom att göra det får ni insyn i era processer och hur ni hanterar dem. Ni upptäcker friktioner och kan fånga upp de olika stakeholder-perspektiven. Men en kartläggning kan ni snabbt och enkelt identifiera och prioritera vilka processer som borde automatiseras först. Läs mer om hur ni kan kartlägga era affärsprocesser.
