Vad är automatisering och varför är det viktigt?

Den digitala transformationen pågår för fullt inom i stort sett alla branscher idag, en utveckling som dessutom har påskyndats av coronapandemin. Uttrycket “digitalize or die” beskriver det ganska bra - digitalisering är inte längre ett val, utan något som de flesta organisationer måste anpassa sig till för att överleva.

Digitalisering har många fördelar, exempelvis finns det stora effektivitetsvinster att göra. Att digitalisera och automatisera arbetsprocesser som idag kräver omfattande manuell hantering är ett bra ställe att börja på. Låt oss titta närmare på vad automatisering är och hur ni enkelt kan komma igång.

‍

Vad är automatisering?

Automatisering innebär att en process som tidigare utförts manuellt istället utförs automatiskt av ett system eller en mjukvara, och därmed effektiviseras medhjälp av tekniska lösningar. Med dagens teknik kan många arbetsprocesser automatiseras, och det finns många fördelar med automatisering:

Minskar risken för fel och ger en mer pålitlig process

När ett värde knappas in manuellt finns det alltid en risk att något blir fel. Vi är trots allt bara människor och den mänskliga faktorn kommer att göra sig påmind förr eller senare. Något fel här och där behöver inte få några större konsekvenser, men har ni riktig otur kan ett litet fel bli oerhört kostsamt för er eller era kunder. En automatiserad process minimerar risken för fel och ger en mer pålitlig process.

Minskar sårbarhet vid frånvaro av nyckelpersonal

En manuell process är beroende av att nyckelpersonal faktiskt är på plats. När en nyckel person är frånvarande vid exempelvis sjukdom, VAB, semester, sjukskrivning eller till och med slutar påverkar det processen och skapar onödiga flaskhalsar. En automatiserad process löper däremot på oavsett om nyckelpersonal är på plats eller inte.

Fungerar dygnet runt

Manuella processer blir stillastående utanför kontorstider när personal inte är på plats. En automatiserad process däremot kan löpa på dygnet runt under alla dagar på året. Snacka om en boost i effektivitet!

Skalbarhet och ökad konkurrenskraft

En automatiserad process kan hantera fler ärenden på kortare tid och med mindre resurser jämfört med en manuell process. Det innebär att förmågan att skala upp verksamheten ökar, framförallt för mindre bolag.

Exempel på processer som kan automatiseras

Det finns många olika processer som kan automatiseras hos ett tillverkande bolag. Bland dessa kan nämnas:

• Orderhantering
• Kundservice
• Resurshantering och planering
• Kvalitetssäkring och kvalitetskontroll
• Produkthantering

Även processer kopplade till ekonomi, marknadsföring och försäljning kan automatiseras.

Behöver ni hjälp med er orderhantering kan vi tipsa om följande artiklar: 4 steg för att effektivisera er orderhantering, 7 tips vid val av nytt ordersystem och Brottas du och dina kollegor med en orderhantering som inte fungerar?

Så kommer ni igång med automatisering

Att det finns många fördelar med att automatisera är uppenbart, det svåra är att faktiskt komma igång. Här är våra bästa tips för hur ni kan börja arbeta med automatiserade processer:

• Satsa på lågt hängande frukter. Börja er automatiseringsresa med något som kan ge snabba effektivitetsvinster. Det visar organisationen att automatisering faktiskt fungerar, och ökar möjligheterna att få med er viktiga beslutfattare som kan påskynda er automatiseringsresa. Välj en process som ni har god uppfattning om redan idag, och som ni redan förstår. Dokumentera processen och gå sen vidare och automatisera den som ett första steg i er automatiseringsresa.  

• Det behöver inte vara allt eller inget. Det vill säga ni behöver inte automatisera processen helt och hållet på en gång. Börja med att automatisera delar av den, och bygg på med ytterligare automatiseringar längre fram.

• Gör inte för stora förändringar i hur människor arbetar. Börja med mindre förändringar och inkludera gärna era nyckelpersoner i förändringsarbetet. Det kommer skapa en positiv inställning till den nya tekniken bland era medarbetare.

Innan ni automatiserar era processer kan det också vara bra att ha koll på några vanliga hinder som kan försvåra arbetet.

Våga lita på tekniken

Automatisering innebär till viss del att vi människor lämnar över kontrollen till tekniken. För de som är vana vid manuella processer kan det kännas som ett stort steg. Ungefär som att sätta sig i en självkörande bil för första gången, och låta den köra iväg helt på egen hand. Det är läskigt i början, men de som vågar lita på tekniken och fortsätta sin automatiseringsresa har allt att vinna.

Vill ni komma igång med automatisering? Låt oss tipsa om Bäck AI - en lösning som integrerar AI i era befintliga system för att effektivisera era processer och dra nytta av fördelarna med den nya tekniken. Vi på Meta Bytes utvecklade Bäck AI för att vi upplevde att många av våra kunder i tillverkningsindustrin kämpade med ineffektiva processer som krävde mycket manuell handpåläggning. Läs mer om Bäck AI.