I princip alla företag är unika på sitt sätt, men något många har gemensamt är att de har ett affärssystem (ERP). Kanske till och med samma affärssystem. Samtidigt har alla bolag sina verksamhetsspecifika processer vilket resulterar i att man måste anpassa sitt system för att ta hänsyn till dessa.
Att göra anpassningar i sitt affärssystem kan vara en bra idé. Det kan också vara en riktigt dålig idé som påverkar er verksamhet negativt flera år framåt. Det är därför viktigt att tänka igenom sitt beslut ordentligt och vara försiktig med de anpassningar som görs. En dålig strategi nu kan få dyra konsekvenser inom en snar framtid, mer än bara fler utvecklingstimmar. Det kan till och med gå så långt att man tappar både kunder och marknadsandelar. Läs mer om vad anpassningar av affärssystem kan leda till i vår artikel Anpassning av affärssystem – ett nödvändigt ont.
Det många inte tänker på när de börjar anpassa sitt befintliga system är att det faktiskt handlar om mjukvaruutveckling. Enda skillnaden mot mer ”traditionell” mjukvaruutveckling är att det sker inom en viss miljö, ert affärssystem. Det är därför viktigt att först sätta rutiner för att utveckla mjukvara, exempelvis kravställning, versionshantering och testning. Tänk också på att det inte bara är enstaka personer som ska involveras, att anpassa ett affärssystem är något som rör hela verksamheten. Se därför till att inte er CFO blir ensam systemägare och kravställare.
Nedan listar vi några saker som är viktiga att göra om ni ska anpassa ert affärssystem:
Definiera vad ni vill uppnå och varför och tänk igenom i vilken ordning kraven ska prioriteras. Här är det också viktigt att noga gå igenom befintligt systems nuvarande funktioner – kanske finns det redan funktioner som kan uppfylla era behov?
Passar den typen av funktionalitet ni är ute efter ert nuvarande system – känns det rimligt? Både sett till de funktioner och data som finns i systemet idag men också ur ett rent tekniskt perspektiv. En dörr kan lätt fungera som en bordsskiva medan en... stoppad plyschfåtölj behöver rätt mycket bearbetning för att uppfylla just den funktionen.
Testa, testa och testa lite till för att verkligen vara säkra på att de förändringar ni genomfört inte påverkar något de inte ska.
Se till att de anpassningar ni gjort finns väl dokumenterade och att ni har en backup-plan för att säkerställa att er data inte går förlorad.
Alla funktioner ni vill ha behöver inte vara på plats med en gång. Bygg istället på tillägg efterhand och låt det ta tid. På så sätt vet ni att ni verkligen kommer använda det ni efterfrågat. Ska alla funktioner in på samma gång hamnar man lätt i en lång process och det kan ta flera år innan ni faktiskt kan ta systemet i bruk. Och vem vet, kanske behöver ni då inte längre de funktioner ni från början ville ha?
Att lägga till en massa anpassningar i sitt affärssystem kan resultera i en del negativa konsekvenser, och ofta är det något ni märker först efter flera år. Många lägger in anpassningar i sitt ERP under väldigt lång tid, allt för att kunna behålla affärssystemet som det centrala systemet så länge det bara går. Men så står ni plötsligt där och det ni byggt upp är inte längre kompatibelt med er verksamhet. Ni har växt och i och med det har processer och arbetssätt förändrats. Ni har då låst er till ett system som ni är helt beroende av, samtidigt som det inte passar er verksamhet. Läs mer om vilka svårigheter det kan leda till när ni anpassar ert affärssystem.
Er enda utväg kan till slut vara att byta ut hela affärssystemet. Något som inte kommer vara helt enkelt med tanke på alla anpassningar i det gamla systemet som inte går att flytta till det nya. Ni måste då göra om alla anpassningar på nytt.
Alternativet till att anpassa ert affärssystem är att ha flera system som har funktioner motsvarande de anpassningar ni lagt in, exempelvis ett system för orderhantering och ett för kundtjänst. Den stora fördelen är då att ni möjliggör för er själva att iterativt göra förändringar och byta ut system – allteftersom verksamheten ställer krav på det.
Det är alltså hög tid att verksamheter slutar se sitt affärssystem som ett centralt system och integrationsplattform i ett, där allting ska finnas. Du kan förresten läsa mer om hur en integrationsplattform kan hjälpa din verksamhet i artikeln Hur integrerar vi våra system på bästa sätt?
Gör inte ert affärssystem till något det inte är utan satsa istället på flera system som är bäst på just det de är utvecklade för. Det finns då två vägar att gå:
Läs mer om skräddarsydda system och off-the-shelf-lösningar i artikeln 5 anledningar att välja skräddarsydd mjukvara.
Hur vet man då om det är en bra – eller dålig – idé att göra anpassningar i sitt affärssystem? Fundera över rimligheten och ställ er själva frågan: hur långt ligger det från vad vi gör i vårt affärssystem idag?
Är det ett helt eget område, som dessutom behöver data som inte ens idag finns i ert ERP – då är det mest troligt en dålig idé. Är det däremot mer av en twist på en nuvarande process – kör på. Är ni inte helt säkra och känner att ni behöver prata med någon om det? Slå oss en pling så kommer vi tillsammans fram till rätt beslut.
Behöver ni exempelvis få ut en ny typ av rapport, med data som finns i ert affärssystem, är det inga problem att göra den typen av anpassning. Däremot är ärendehantering och tillhörande backoffice ett exempel på en process som inte passar att få in i ett affärssystem. Ett affärssystem är främst inriktat på kärnprocesser och därför ofta inkompatibla med andra typer av arbetsflöden.
Känner ni att ert affärssystem inte helt räcker till för det ni vill göra? Tänk då efter en gång extra om det är anpassningar av det ni ska satsa på. Det finns alternativ, som trots att de kanske känns krångligare initialt, är något ni kommer tjäna på i framtiden.
Block QuoteTillbaka
