Anpassning av affärssystem – ett nödvändigt ont?

För många verksamheter, oavsett bransch, är ofta affärssystemet, även kallat ERP, centralt. Oerhört centralt. Det är där alla affärsprocesser och data finns och systemets syfte är att integrera de olika delarna av verksamheten: ekonomi, lager, försäljning, inköp och produktion – för att allt ska finnas tillgängligt på en enda plattform.  

Affärssystemet ska genom automationer och integrationer bidra till ökad effektivitet, produktivitet och bättre kommunikation mellan företagets olika avdelningar. Det ska dessutom vara så pass komplett att knappt några separata system ska behövas.

Något som har visat sig vara lite av en utopi.  

Affärssystem måste anpassas för att möta era behov

Alla organisationer har egna behov, processer, regler och undantag som det måste tas hänsyn till och affärssystemet behöver anpassas därefter för att ni som företag ska få ut mesta möjliga av det. Hur mycket anpassningar som behövs beror helt på er verksamhet, det kan vara alltifrån några få till flera tusen.  

Att anpassa sitt ERP betyder att man går in och ändrar eller lägger till i den existerande koden för att på så sätt möta fler av företagets behov. Notera här att anpassningar skiljer sig från konfigurationer där det förstnämnda handlar om att ändra koden medan det sistnämnda betyder att man ändrar de förvalda inställningar som finns i mjukvaran.

Affärssystem går att anpassa, och ofta funkar det bra. Men – det kommer också med ett pris. För ja, det kostar bokstavligen pengar att få till de anpassningar som behövs och extra dyrt kan det bli om det krävs specialutveckling eller integrationsarbete. Dessutom tar det tid.

Exempel på anpassningar av affärssystem

Exempel på anpassningar företag kan göra i sina affärssystem är:

• Ta bort eller lägga till funktioner och stöd för verksamhetsspecifika processer
• Skapa skräddarsydda rapporter
• Integrationer med andra system och applikationer
• Automatiserade mailutskick till kunder
• Anpassa användarbehörigheter så att inte alla användare har tillgång till samma data

Vad ni behöver göra på ditt företag kan vara helt unikt för just er. Det är därför viktigt att som första steg verkligen identifiera vilka krav ni har på ert affärssystem och även ta hänsyn till faktorer som företagets storlek, strategier, processer och mål. Har ni precis skaffat ett nytt affärssystem som ska anpassas – försök tänka förbi hur ni tidigare gjort saker. Se detta som en möjlighet att rensa upp er tekniska skuld och verkligen optimera era processer.  

Vanliga utmaningar med anpassning av affärssystem

Att anpassa ett affärssystem kan bli relativt komplext, helt beroende på vad det är som behöver göras och om det är kompatibelt med det aktuella systemet. Förutom tiden och pengarna ni måste vara beredda på att lägga ner kan det uppstå en del problem:

Ökad risk för systemavbrott  

Anpassningar ökar systemets komplexitet vilket i sin tur ökar risken för systemavbrott och driftstörningar.

Funktioner kan sluta fungera i framtiden

Det är stor risk att de funktioner ni lägger till nu slutar fungera längre fram, i takt med att verksamheten växer. Automatisk överflyttning av data som i början tog en timma kan helt plötsligt ta åtta vilket påverkar arbetsdagen på ett helt annat sätt.

Svårigheter att uppdatera systemet

Alla anpassningar kan göra det omöjligt att genomföra uppdateringar av ert ERP. Ni är då låsta vid en gammal version vilket sätter er i en sits där det blir dyrare, och svårare, att underhålla systemet. En äldre version av ett affärssystem kan också göra att ni exempelvis inte kan ISO-certifiera verksamheten då systemet inte uppfyller säkerhetskraven. Då den typen av certifieringar kan vara krav från myndigheter kan det leda till att ni tappar kunder eftersom de helt enkelt vänder sig till en leverantör som uppfyller kraven.  

Gamla anpassningar riskerar att försvinna

Skulle ni lyckas uppdatera systemet kan det i sin tur innebära att de gamla anpassningarna försvinner då de efter uppdateringen riskerar att bli inkompatibla med systemet. Nyckelfunktioner kan sluta fungera och fel kan inträffa.  

Krävs mer underhåll och support

Ett anpassat ERP kan kräva mer underhåll och support eftersom det består av fler komponenter. Detta gör även underhållsarbetet i sig svårare.

Svårigheter vid byte av affärssystem

Det kommer innebära svårigheter när det är dags att byta ut affärssystemet. Ni är helt beroende av ert ERP och anpassningarna som ligger däri och att bygga upp allt på nytt kräver mycket arbete.  

Sämre prestanda

Anpassningar kan påverka befintliga funktioner och prestanda negativt. Anpassningar gör ofta systemet långsamt vilket blir frustrerande för användarna.

Att ha ett affärssystem är standard för de flesta företag och nästan alltid behöver de också göra en hel del anpassningar för att få det att bättre passa verksamheten. Det är då viktigt att vara medveten om vilka risker som kommer med att göra anpassningar. Tänk därför noga igenom om ert bästa alternativ är just att anpassa ert affärssystem.

‍