Kartläggning av era affärsprocesser – steg för steg

Genom en kartläggning av era affärsprocesser kan ni effektivt hitta förbättringsmöjligheter och komma vidare med konkreta åtgärder för ökad digitalisering och effektivisering. Läs mer om varför det är bra att göra en processkartläggning här.

Meta Bytes har hjälpt otaliga företag med att kartlägga sina affärsprocesser, och har lärt oss ett och annat på vägen. Vi har därför tagit fram denna guide där vi delar med oss av våra bästa tips.

Steg 1: Vilken affärsprocess ska kartläggas och varför?

Börja med att tydliggöra syfte och mål med att kartlägga affärsprocessen.

Är syftet att hitta ett nytt system, integrera befintliga system eller automatisera processen? Givetvis kan det finnas flera syften men se då till att samtliga syften identifieras och dokumenteras som uttalade syften.  

Detsamma gäller målen, finns det flera mål med att kartlägga affärsprocessen? Exempelvis spara tid, pengar eller ge en bättre kundupplevelse. Tänk på att målen helst ska följa SMART-modellen, dvs de ska vara:  

Specifika

Mätbara

Accepterade

Realistiska  

Tidsbundna

När syfte och mål är formulerade går ni vidare och ramar in processen genom att definiera start- och slutpunkt.  

Exempel: Kartläggning av orderprocess

Syfte och mål: Vi vill kartlägga vår orderprocess med syftet att automatisera den så långt det går. Målet är att spara in 40 arbetstimmar per månad och minska antalet felärenden i orderhanteringen till 30 per månad senast under Q4 2022.

Inramning: Orderprocessen börjar med en inkommande order från en kund och slutar med att rätt vara har levererats till rätt kund i rätt tid.

Steg 2: Sätt ihop ett projektteam

För att kartlägga affärsprocessen behövs ett projektteam och en projektledare som håller ihop projektet och driver det framåt. Projektledaren informerar hela projektteamet om processens inramning samt syfte och mål med kartläggningen, enligt steg 1.  

Det är viktigt att rätt personer ingår i projektteamet – involvera gärna så många som möjligt som är inblandade i processen. Ni vet aldrig vem som sitter på värdefull information eller som har innovativa idéer för hur processen kan förbättras. De som ingår i projektteamet kan också agera ambassadörer för kommande förändringsarbete, vilket ofta är en stor fördel.

Något annat som ofta innebär en stor fördel är att ha med en person från ledningsgruppen i projektteamet. Det gör processen att komma vidare betydligt enklare när ni behöver godkännande uppifrån under projektets gång.  

‍Steg 3: Samla in information

Nu är det dags att samla in information om hur processen ser ut i dagsläget. I det här steget bör ni dokumentera all information som rör processkartläggningen i ett samarbetsverktyg. Välj gärna ett verktyg som ni redan använder inom organisationen och som projektteamet är vana vid.  

Samla hellre in för mycket information än för lite i den här fasen.

Exempel på hur ni kan samla in information:

Intervjuer

Genomför intervjuer med så många som möjligt som på något sätt är involverade i processen. Fokusera intervjun till att handla om hur processen ser ut från deras perspektiv, och hur den skulle kunna fungera bättre.

Event storming workshop

Event storming är ett workshopformat som passar bra för att utforska komplexa verksamheter. Metoden är effektiv när det kommer till att bryta ner silos i organisationen, identifiera aktiviteter som skapar eller förstör värde samt hitta potentiella flaskhalsar. Event storming skapar ofta en ny nivå av förståelse för processen. Ni kan antingen genomföra en workshop helt själva eller anlita en konsult som kan agera facilitator. Läs mer om Event Storming här.  

Steg 4: Skapa en processkarta

Ta fram en processkarta för att få en överblick över hur processen fungerar idag. Inte över hur ni vill att den ska fungera, utan hur den faktiskt fungerar och var noga med att också inkludera eventuella skavanker och flaskhalsar i processen. Processkartan över nuläget ska vara så rättvisande som möjligt för hur processen ser ut idag och bör innehålla följande:

• Aktiviteter – varje steg i processen, ofta något som behöver utföras av era medarbetare
• Flöden – linjer och pilar som visar hur processen flödar från aktivitet till aktivitet
• Händelser – dessa triggar att en process börjar, pekas om eller avslutas
• Deltagare – personer och system involverade i processen

Det finns många bra digitala verktyg ni kan använda för att skapa en processkarta – googla och ni skall finna! : )

Steg 5: Analysera och identifiera förbättringsmöjligheter

När ni har en rättvisande bild av processens nuläge är det dags att analysera den och hitta förbättringsmöjligheter. Ni har säkert fått en hel del lärdomar från er gedigna informationsinsamling i steg 3 – och kommer sannolikt att hitta ännu fler med hjälp av processkartan!

Sträva alltid efter att hitta grundorsaken till en viss flaskhals eller något som inte fungerar optimalt. På så sätt kan ni lättare hitta en lösning som håller över tid.  

Steg 6: Implementera

Slutligen är det dags att gå vidare med att implementera de förbättringar ni har identifierat. Testa gärna en förändring i liten skala först innan förändringen används på bred front. När ni har gjort det så är ni redo att gå vidare med själva syftet för processkartläggningen som ni identifierade i steg 1, exempelvis automatisering av processen.  

Vår erfarenhet är att de som gör ett grundligt förarbete också är de som lyckas bäst med den efterföljande implementeringen – oavsett om det handlar om systemintegration, automatisering, systembyte eller något annat.  

Vi hoppas att dessa steg kan vara till hjälp, tveka inte att höra av er om ni har frågor eller om ni behöver hjälp under eller efter er processkartläggning.

Lycka till!